La Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (Sunarp), una de las instituciones con mayor responsabilidad en exigir la aplicación de normas para la seguridad jurídica de la propiedad pública y privada, fue hallada en falta por la Contraloría General de la República.

Los hallazgos fueron detectados en la Zona Registral N° V - Sede Trujillo - La Libertad, que abarca las oficinas registrales de Chepén, San Pedro de Lloc, Trujillo, Chocope, Huamachuco y Otuzco. 

De acuerdo al Informe de Visita de Control N° 002-2025-OCI/2810-SVC de la Contraloría, los fedatarios de las oficinas registrales de la Zona Registral N° V - Sede Trujillo “no asientan sus actividades de autenticación y certificación de firmas de manera uniforme y sistemática, inobservando lo estipulado en el documento de gestión interna”.

El informe añade que, además, “no se han normado adecuadamente diversas situaciones relevantes, lo que podría comprometer la trazabilidad, transparencia y eficiencia en la prestación del servicio”.

Procedimiento para autenticación

La Contraloría precisa que existe la directiva del Régimen Fedatarios que desarrolla en su numeral 7.5, el procedimiento para la autenticación de documentos y certificación de firma a nivel de toda la Superintendencia Nacional de los Registros Público - Sunarp.

En este proceso también se señala que se ha implementado un software relacionado al sistema informático señalado en el mismo documento interno de gestión, un sistema que resulta una herramienta fundamental para que los fedatarios de todas las Zonas Registrales de Sunarp registren las actividades desarrolladas durante su servicio. La utilización de ese método de registro es prioritario y cuando no está implementado, se utiliza el Libro de Registro Manual de Fedatario.

Software solo se usa en Lima

Sin embargo, al requerir información sobre la aplicación de estas medidas, la Sunarp respondió a la Contraloría que el software se encuentra implementado únicamente en la Zona Registral N° IX, Lima. Así consta en el Oficio N.° 00131-2025-SUNARP/OTI del 12 de febrero de 2025.

Ante esto, la Contraloría visitó la Zona Registral N° V de Trujillo y sus sedes en provincias, a fin de verificar cómo se cumplía dicho procedimiento. 

Los fedatarios registrales entrevistados por Contraloría respondieron que “si bien algunos reconocen que el documento de gestión interna que regula sus funciones es la Directiva-Régimen Fedatarios, otros fedatarios desconocen o no recuerdan la normativa que les resulta aplicable. De las respuestas brindadas por los fedatarios institucionales comprobamos asimismo que la mayoría de ellos, nunca han recibido una capacitación oficial sobre las características y el desarrollo del servicio”.

“resulta notable es que incluso, el actual coordinador de fedatarios, Abog. Jhan Christian Obando Chafloque, manifestó que nunca recibió una capacitación, y que aprendió su función por la lectura de la Directiva-Régimen Fedatarios”.

— Informe de Visita de Control N° 002-2025-OCI/2810-SVC

Además un grupo minoritario de fedatarios de la sede V Trujillo de Sunarp, reconoce que alguna vez tuvo una capacitación. Pero, lo que “resulta notable es que incluso, el actual coordinador de fedatarios, Abog. Jhan Christian Obando Chafloque, manifestó que nunca recibió una capacitación, y que aprendió su función por la lectura de la Directiva-Régimen Fedatarios”.

La Contraloría advierte que la capacitación es un mecanismo fundamental dentro de la gestión pública, “ya que permite mejorar la eficiencia, estandarizar procesos y garantizar que los servidores y funcionarios públicos actúen con conocimiento de causa y dentro de los límites de la normativa aplicable, reduciendo la improvisación y la mala praxis. La capacitación tiene como objetivo principal dotar a los trabajadores de los conocimientos, herramientas y habilidades necesarias para ejecutar correctamente sus funciones”.

“ninguno de los fedatarios consultados indicó que cumple con tal exigencia normativa. Solo una fedataria manifestó llevar un cuaderno de cargos, donde registra los fedateos que realizó y hace firmar a los usuarios”.

— Informe de Visita de Control N° 002-2025-OCI/2810-SVC

Incide en que, “la ausencia de instrucción formal genera una aplicación errónea o discrecional de la Directiva Régimen Fedatarios, lo que puede derivar en procedimientos irregulares, autenticaciones defectuosas y certificaciones inválidas que comprometan la validez de los actos administrativos”.

Llama la atención que una entidad del nivel y responsabilidad de Sunarp no capacite a su personal en una función tan delicada y que tampoco haya implementado el sistema informático que dota a la institución de la herramienta idónea para una labor fiable.

Sunarp Trujillo tampoco cumple

Remata el informe indicando que las visitas a todas las sedes de la Zona Registral N° V - Trujillo arrojaron en conclusión que “ninguno de los fedatarios consultados indicó que cumple con tal exigencia normativa. Solo una fedataria manifestó llevar un cuaderno de cargos, donde registra los fedateos que realizó y hace firmar a los usuarios”. 

Un cuaderno escolar con un registro tan rudimentario que desdice el nivel institucional de Sunarp.

Otra observación complementaria de la Contraloría fue la falta de uniformidad en el método de registro de las actividades que realizan los fedatarios de la Zona Registral N°V - Sede Trujillo. 

“Podemos concluir que existen actividades que se están desarrollando de manera informal o son desconocidas para la Entidad, dado que no existe ningún tipo de registro o trazabilidad del servicio prestado”.

Refiere que como una forma de registro de actividades se utilizó de manera inconsistente una hoja de cálculo de Excel, que “es útil y la Directiva-Régimen Fedatarios autoriza su uso, pero ello no excluye la utilización paralela del Libro de Registro Manual de Fedatario puesto que este registro es el único que permite, a través de la firma del usuario, dejar constancia de la conformidad del servicio”.

“también prevé la expresión de conformidad del usuario a través de su firma electrónica, sin embargo, como se explicó, dicho sistema no se encuentra implementando en la Entidad actualmente”.

— Informe de Visita de Control N° 002-2025-OCI/2810-SVC

Sobre la ausencia del sistema informático mencionado líneas arriba, la Contraloría remarca que la directiva en el subnumeral 7.5.4, “también prevé la expresión de conformidad del usuario a través de su firma electrónica, sin embargo, como se explicó, dicho sistema no se encuentra implementando en la Entidad actualmente”.

Advierte que en estas omisiones y faltas a la norma también cabe alguna responsabilidad a la misma redacción de la misma Directiva-Régimen Fedatarios “que no contempla la anotación cronológica (fecha) del servicio”. 

“Esto puede ser contraproducente porque dificulta el seguimiento y control de las tareas, impide establecer prioridades y plazos, complica la asignación de responsabilidades y la evaluación del desempeño, y afecta el análisis histórico y la mejora de procesos. Consideramos que la ausencia de ese dato es un error de redacción dado que en el literal b) del numeral 8.7 del mismo documento de gestión, sí se contempla la exigencia de registrar en el sistema informático, la fecha en que se presta el servicio”, agrega.

 La Oficina de Tecnología de la Información de Sunarp reconoce la existencia de un cronograma para el desarrollo del software de fedatarios, pero no justifica por qué no se ejecutó.

— Informe de Visita de Control N° 002-2025-OCI/2810-SVC

El informe concluye con otra observación trascendente: La Oficina de Tecnología de la Información de Sunarp reconoce la existencia de un cronograma para el desarrollo del software de fedatarios, pero no justifica por qué no se ejecutó.  También observa que los fedatarios de la Entidad no tienen acceso a la base de datos de Reniec, lo que no les permite corroborar la identidad de los administrados y optimizar el servicio de autenticación y certificación de firmas.

La Contraloría señala que lo detectado compromete la transparencia y trazabilidad de la documentación autenticada o firma certificada en la Entidad, así como la seguridad jurídica y validez de los actos administrativos.

El informe publicado el 13 de marzo, fue puesto en conocimiento de Carlos Alberto Pastor Casas, jefe de la Zona Registral N° V Trujillo, responsable de las 6 sedes en provincias a fin de que tome inmediatas acciones correctivas e informe al Órgano de Control Institucional.